Comité Consultatif des Actionnaires Individuels – Règlement Intérieur

Comité Consultatif des Actionnaires Individuels
Règlement Intérieur

Titre 1 : Objet

Le Comité Consultatif des Actionnaires Individuels d’Interparfums a pour objet de faciliter un dialogue régulier et approfondi entre la société et ses actionnaires individuels. Par ce dialogue, Interparfums veut améliorer en permanence la qualité de sa communication et de ses relations avec ses actionnaires individuels.

Véritable organe de consultation, les thèmes abordés par le Comité Consultatif des Actionnaires Individuels d’Interparfums portent notamment sur la communication et la documentation destinées aux actionnaires (Rapport Annuel, Lettre aux Actionnaires,…) ainsi que sur les réunions ou évènements qui les concernent (Assemblée Générale, réunions d’actionnaires, salons…) et enfin tout autre sujet ayant trait à la relation actionnariale, ou au secteur d’Interparfums.

Titre 2 : Composition du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels

Le Comité Consultatif des Actionnaires Individuels compte 12 membres actionnaires d’Interparfums. Le Président du Comité peut faire participer aux travaux et réunions toute personne extérieure au Comité dont il estime l’apport utile.

Le Comité Consultatif des Actionnaires Individuels est doté de membres permanents :

Président du Comité :
Philippe Santi
Directeur Général Délégué

Délégué permanent :
Cyril Levy-Pey
Directeur Communication

Ou toute personne susceptible de leur succéder.

Titre 3 : Conditions d’éligibilité

Les conditions requises pour être membre du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels sont :
• S’engager à détenir au moins 10 actions au porteur ou au nominatif pendant toute la durée du mandat,
• Avoir au maximum un mandat dans un autre Comité consultatif des actionnaires et s’engager à ne pas solliciter d’autres mandats pendant toute la durée du mandat au sein du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels.

À tout moment (lors de la sélection ou pendant le mandat), Interparfums se réserve la possibilité de vérifier le respect des conditions d’éligibilité, par conséquent Interparfums peut demander ponctuellement aux membres du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels détenant leurs actions au porteur un certificat justifiant de la propriété du nombre minimum d’actions.

Titre 4 : Sélection des membres du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels

4.1. Candidature

Les candidats doivent adresser à Interparfums, un formulaire dûment complété, soit par courrier soit en ligne.
Ce formulaire est disponible sur le site Internet www.interparfums-finance.fr.

4.2. Mode de sélection

La sélection des candidats se fait sur plusieurs critères, parmi lesquels :
• Motivation,
• Diversité afin d’assurer une représentativité équilibrée de l’actionnariat individuel d’Interparfums,
• Adéquation à la culture d’entreprise d’Interparfums.

La sélection est effectuée par Interparfums à partir des dossiers de candidature envoyés. Le Président du Comité peut inviter des actionnaires à être membres du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels.

La décision d’attribuer ou non un mandat de membre du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels est du seul ressort d’Interparfums.
Cette procédure de sélection est en vigueur pour la création initiale du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels, le renouvellement des membres du Comité et pour le remplacement en cas de départ d’un membre du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels (démission, exclusion…). L’objectif est de maintenir le nombre de membres du Comité Consultatif au niveau fixé au Titre 2.

4.3 Traitement des données personnelles

Interparfums prend toutes les précautions nécessaires pour s’assurer que vos données personnelles sont traitées en toute sécurité et en conformité avec la règlementation.

Les données personnelles collectées via le formulaire en ligne sont destinées à la société Interparfums et seront traitées pour les finalités suivantes :
• Étude de votre candidature,
• Et dans le cas où votre candidature est retenue : gestion du mandat et envoi d’informations par le service des Relations Actionnaires de la société Interparfums.

Ces traitements de données reposent sur votre consentement et ces données sont destinées à la société Interparfums et, le cas échéant, ses partenaires et sous-traitants dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées. Si votre candidature est retenue, vos données seront conservées le temps de votre mandat augmenté de 3 ans. Dans l’hypothèse où votre dossier ne serait pas retenu, vos données seront supprimées à l’issue d’un délai de 3 ans.
Vous disposez d’un droit d’accès à vos données personnelles, de rectification et d’effacement, de limitation d’un traitement, d’opposition ainsi que d’un droit à la portabilité de vos données dans les conditions prévues par la réglementation applicable, que vous pouvez exercer à l’adresse postale suivante : Interparfums – Relations actionnaires – 10 rue de Solférino 75007 Paris ou l’adresse mail suivante : contact@interparfums-finances.fr. Vous avez aussi la possibilité de vous adresser au Délégué à la Protection des Données de la société Interparfums : à l’adresse dpo@interparfums.fr et le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel.

Titre 5 : Durée du mandat

La durée du mandat est portée à trois ans.

Titre 6 : Fonctionnement

6.1. Réunions du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels

Le Comité Consultatif des Actionnaires Individuels se réunit, à l’initiative d’Interparfums, 2 ou 3 fois par an au siège administratif d’Interparfums au 10 rue de Solférino 75007 Paris ou en tout autre endroit.

Les dates des réunions sont annoncées à l’avance. Interparfums se réserve la possibilité de modifier des dates de réunion et s’engage alors à envoyer à chacun des membres une information ad-hoc.

Un ordre du jour sera transmis avant chaque réunion du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels.

6.2. Contact avec le Comité Consultatif des Actionnaires Individuels

Le Comité Consultatif des Actionnaires Individuels se tient à la disposition des actionnaires qui souhaiteraient, par son intermédiaire, faire part à la Société de leurs préoccupations. Ils peuvent le faire :
• par courrier adressé au :
Comité Consultatif des Actionnaires Individuels Interparfums
10 rue de Solférino 75007 Paris
• ou par courriel : comite-actionnaires@interparfums.fr

6.3. Dispositions financières

Les membres du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels ne reçoivent aucune rémunération au titre de leurs travaux et de leur présence au Comité Consultatif des Actionnaires Individuels. De même, Interparfums n’indemnise pas les pertes de salaires ou de revenu liées à la participation aux réunions du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels.
Les frais de transport liés aux réunions et manifestations du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels sont cependant pris en charge par Interparfums suivant une procédure et un barème décrits ci-après :
Ces frais seront remboursés sur présentation des justificatifs selon les forfaits suivants :
• Pour Paris et Région parisienne : 100 €
• Hors Paris et Région parisienne : 300 €

L’adhésion au présent règlement vaut acceptation irrévocable et définitive de chaque membre du Comité des conditions d’indemnisation par Interparfums et renonciation à toute réclamation ultérieure à ce titre.

Titre 7 : Obligations des membres du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels

7.1. Respect des conditions d’éligibilité

Les membres du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels s’engagent à maintenir les conditions d’éligibilité pendant toute la durée de leur mandat.

7.2. Disponibilité et assiduité

Les membres du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels s’engagent à être disponibles et assidus. Ils ne devront pas être absents à plus d’une réunion par an.

7.3. Non publicité

Les membres du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels s’engagent à ne pas faire usage, sans accord préalable d’Interparfums, de leur qualité de membre du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels.

Il est explicitement interdit de signer des courriers ou des courriels en faisant référence au Comité Consultatif des Actionnaires Individuels d’Interparfums et, d’utiliser du papier de correspondance ou des cartes de visite faisant référence à Interparfums ou au Comité Consultatif des Actionnaires Individuels d’Interparfums.

7.4. Confidentialité

Les thèmes abordés correspondent :
• d’une part à l’information des actionnaires : débat sur les documents émis par la Société ou sur les réunions ou manifestations organisées par la Société pour les actionnaires,
• d’autre part à la consultation des actionnaires sur des décisions ou problématiques définies par Interparfums.

Les membres du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels s’engagent à respecter et maintenir la confidentialité des sujets traités dans le cadre de leurs travaux et des informations communiquées lors des réunions du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels.

De même ils s’engagent à ne pas faire usage, sans accord préalable d’Interparfums, de leur qualité de membre du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels ou des informations confidentielles auxquelles ils pourraient avoir accès pour un objet autre que celui des travaux du Comité.

L’obligation de confidentialité s’éteint vingt-quatre mois après le terme du mandat.

7.5. Information

Les membres du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels s’engagent à informer le Délégué permanent du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels dans les 30 jours la survenance des événements suivants :
• La perte de l’éligibilité,
• Le changement de coordonnées.

Titre 8 : Droit à l’image et propriété intellectuelle

Interparfums se réserve le droit d’utiliser les travaux du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels. Les membres du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels autorisent Interparfums à utiliser la réalisation de leurs travaux, leur image et leur nom (et situations géographiques et professionnelle) sous forme de reproduction et de représentation de photographies, vidéos ou voix pour toute action de communication interne et externe s’inscrivant dans le domaine des travaux du Comité. Cette autorisation vaut pour tous supports, y compris Internet et supports multimédias. Cette autorisation est accordée à titre gratuit, pour une durée illimitée, pour tous lieux et tous pays.

Dans la mesure du possible, Interparfums informera au préalable les membres actuels ou anciens du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels de l’utilisation de leurs travaux, image et nom.

Titre 9 : Exclusion

Interparfums peut exclure du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels d’Interparfums, tout membre qui :
• Ne respecterait pas le règlement intérieur,
• Porterait atteinte aux intérêts ou à la réputation d’Interparfums, ses filiales, son Comité Consultatif des Actionnaires Individuels ou ses salariés,
• Ne satisferait pas à son obligation d’assiduité telle que décrite au paragraphe 7.3 de ce règlement.

La décision d’exclusion d’un membre du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels est du seul ressort d’Interparfums.

L’exclusion sera immédiate, définitive et irrévocable, sans préjudice des sanctions pouvant résulter de l’application des dispositions légales et réglementaires.

Titre 10 : Dissolution

Le Comité Consultatif des Actionnaires Individuels peut être dissout à l’initiative d’Interparfums, les membres étant avertis au préalable par courrier.

Titre 11 : Modification du règlement

Le présent règlement peut être modifié à l’initiative d’Interparfums après information des membres du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels.

Titre 12 : Adhésion au règlement intérieur du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels

La qualité de membre du Comité Consultatif des Actionnaires Individuels entraîne automatiquement l’adhésion pleine et entière à l’ensemble des dispositions du présent règlement.